راهنمای چگونگی ارسال مدارک به دانشگاه ها

راهنمای چگونگی ارسال مدارک به دانشگاه ها:
شما باید مدارک خود را که برای هر دانشگاه متفاوت می باشند قبل از ضرب الاجل تعیین شده توسط دانشگاه در داخل پاکت گذاشته و برای آدرسی که در سایت دانشگاه نوشته شده پست کنید.
پست های بین المللی که میتوان مدارک را بوسیله آنها ارسال کرد.

از آنجاییکه معمولا دوستان زمان کافی برای این کار ندارند مجبور هستند که از پست های بین المللی، مانند DHL و TNT و Aramex و Karapost استفاده نمایند.

در مورد پست های بین المللی باید به نکات زیر توجه کرد:
شرکت ها انواع مختلف ارسال مرسوله دارند که با تماس با آنها می توانید از آنها مطلع شوید.
زمان های رسیدن همه بطور تقریبی است. امکان دارد بنا به دلایل مختلف زمان رسیدن بسته شما حتی به 10 روز هم برسد (5% مواقع). بخاطر همین شدیدا توصیه می شود زمان ارسال مدارک را برای آخرین لحظه ها نگذارید.
در اکثر موارد رسیدن بسته به آمریکا به دلیل معطل شدن بسته در مرحله clearance بیشتر طول میکشد. گاهی بسته ها کشور کنادا از مسیر آمریکا می رود. که در این صورت حداکثر ظرف 30 روز می رسند. (5% مواقع).

آدرس ها به دو دسته تقسیم می شوند:
courier: با این آدرس بسته نهایتا به یک شخص داده می شود و امضای او به عنوان تحویل گیرنده توسط پست گرفته می شود که معمولا در ساعت های اداری باید مرسوله تحویل داده شود. برای شرکت های پست بین المللی سعی کنید از این آدرس استفاده کنید.
P.O.BOX: که صندوق پستی آن اداره (یا دفتر) می باشد که در هر ساعتی از شبانه روز می توان مرسوله را در آن انداخت. پست های بین المللی گاهی چنین آدرس هایی را قبول نمی کنند.
در مواردی مثل سوئد به خود دانشگاه DHL ندارد و در آنجا تحویل نزدکترین مرکز DHL به دانشگاه می شود و از آنجا با یک پست معمولی می رسد.

سعی کنید تمام موارد پستی را داخل یک پاکت بگذارید. حتی مدارکی را که آپلود کردید را در پاکت برای محض اطمینان بگذارید. اگر شما قرار است ریزنمرات رسمی را از طریق دانشگاه بفرستید می توانید مدارک دیگر (توصیه نامه، رزومه و...) را به مسئول دفتر بدهید تا با ریزنمره اصلیتان پست کند. در ادامه به مدارکی که باید ارسال شود پرداخته می شود.
بعضی از دانشگاه ها از داوطلبین می خواهند که توصیه نامه ها توسط اساتید بصورت مستقیم ارسال شود تا مطمئن باشند که دانشجو از محتوای اوراق اطلاعی ندارد. این کار شامل هزینه بسیار زیادی می شود. راه حل آن این است که شما توصیه نامه ها را بصورت Sealed شده بفرستید. یعنی توصیه نامه استاد (که بر سربرگ انگلیسی دانشگاه پرینت و امضا شده است) یا فرم مخصوص دانشگاه مقصد که توسط استاد تکمیل و امضا شده (و یا هر دو) را داخل پاکت دانشگاه گذاشته، درب پاکت را با چسب نواری بچسبانید و در نهایت استاد روی چسب و پاکت را با ماژیک CD امضا کند. به این نحو اگر پاکتی باز شود مشخض خواهد شد. شما می توانید تمام توصیه نامه ها را به همراه بقیه مدارک در یک پاکت به دانشگاه مقصد پست کنید.

دوستان عزیزی که در شهرستان هستند می توانند برای مطلع شدن راه های ارسال با شماره های شرکت ها که از طریق اینترنت قابل دسترسی است تماس بگیرند.
پست ایران
در صورتی که هزینه ارسال مدارک برای شما زیاد است، می‌توانید مدارک خود را با پست اکسپرس دوطرفه ایران ارسال کنید. شما با حدود کمتر از 10000 تومان می‌توانید مدارک خود را به هر کشوری که می خواهید بفرستید و تا کمتر از ۱۲ روز نیز مدارک در اختیار آنها می‌باشد. البته اطمینان این پست با پست‌های بین المللی که شما می‌توانید هر لحظه مکان مرسوله خود را در اینترنت چک کنید و باید حدود سی‌هزار تا 100 هزارتومان نیز بپردازید فرق می کند، اما بسیاری از دوستان مدارک خود را با این پست بدون مشکل ارسال کرده‌اند. مشکل ایران و آمریکا تاثیر زیادی در پست ندارد و اگر بسته شما سالم از ایران خارج شود مطمئن باشید که بعد از آن به سلامت به آمریکا یا هر کشور دیگری می رسد. البته بعضا دیده می‌شود که خود ماموران پست ایران نیز شما را به پست کردن با پست‌های بین المللی تشویق می‌کنند و شما را می ترساند که ممکن است بسته شما با پست‌های داخلی نرسد که این نیز در نوع خود جالب است. ناگفته نماند که خیلی از دوستان اصلا پست ایران را توصیه نمی نمایند.خیلی از دوستان هم ترجیح میدهند به صورت شریکی بسته هایشان را با هم، و از طریق پستهای بین المللی ارسال کنند تا هم سریعتر به مقصد برسد و هم هزینه ارسال بین آنها تقسیم شود.
برای مطلع شدن از قیمت پست بین المللی هوایی جمهوری اسلامی به سایت آن مراجعه کنید.

نکات مهمی که باید توجه کنید
باید توجه کنید که در برخی مواقع باید مدارک را به دو آدرس مختلف بفرستید. مثلا در مورد دانشگاه میشیگان شما باید دو سری ریز نمرات بفرستید که یکی به دانشکده و دیگری به بخش مربوط به تحصیلات تکمیلی می‌رود. برای جلوگیری از 2 بار پرداخت هزینه پست میتوان با دانشکده هماهنگ کرد تا هر دو بسته برای آنها فرستاده شود و سپس خود دانشکده بسته مربوط به تحصیلات تکمیلی را از طریق پست داخلی برای آنها ارسال نماید. دقت شود قبل از انجام این عمل حتما هماهنگی با دانشکده صورت پذیرد.

در هنگام فرستادن مدارک خیلی هم عجله نکنید. اولا که این ضرب الاجلی که تعیین می شود بیشتر برای submission فرم‌های تقاضانامه شما می‌باشد که باید سر موعد مقرر این کار انجام گیرد که در این زمان نیز به خیلی از مدارک که وقت گیر هستند نیازی نیست مثلا نامه های توصیه نامه یا ریز نمرات باید جداگانه فرستاده شوند. در بخش پر کردن فرم‌های تقاضانامه (application forms) شما به مدارکی مانند رزومه، SoP یا نامه سوابق شخصی نیاز دارید. البته حتی اگر این نامه‌ها را نتوانسته‌اید بنویسید عجله نکنید چرا که بعدا می توانید با مدارک دیگر پست کنید. ریز مدارکی که باید پست شوند معمولا عبارتند از:
ریز نمرات دانشگاهی که در پاکتی که دانشگاه قبلی شما حتما آنرا مهر و امضاء نموده می باشد.
توصیه نامه های اساتید اگر روی کاغذ نوشته شده باشند.
اگر دانشگاهی فرمهای آن-لاین تقاضانامه ندارد فرم را پرینت گرفته و بعد پر نمایید سپس در داخل پاکت قرار دهید.

مدارکی که می توانید در داخل پاکت اضافه کنید:
بسیاری از دوستان مجددا مدارکی را که به صورت آن-لاین submit نموده اند در داخل پاکت می گذارند تا کار از محکم کاری عیب نکند. این کار به میل خودتان است ولی لزومی ندارد.
مقالات علمی که دارید با کیفیت خوب پرینت گرفته و در داخل پاکت بگذارید (معمولا نیازی به فرستادن مقالات نمیباشد ولی خیلی از دوستان معمولا چکیده مقالات مهم را ارسال میکنند). در بیشتر فرمهای آن-لاین تقاضانامه بخشی به این کار اختصاص داده شده است ولی بعضی دوستان آنقدر مقاله چاپ کرده‌اند که جا برای submit همه آنها به صورت آن-لاین نیست.
در برخی فرمهای آن-لاین تقاضانامه نمونه کارهای نوشتاری شما را می خواهند که می توانید از مقالات خود در این بخش استفاده کنید و با این کار چند نشان را با هم بزنید. یعنی هم مقاله دارید، هم خودتان نوشته اید، هم از پول پست بکاهید.
برخی دوستان از شرکتهای معتبر نامه هایی تهیه می کنند که نوعی توصیه نامه از آن شرکت است که ایشان اینجا در این مدت با این سمت اینجا مشغول بوده و ما نیز از ایشان خیلی راضی بوده‌ایم این گونه نامه ها هم می تواند با مدارک پست شود. اگر نامه خوب باشد این کار نیز سودمند است ولی اجباری نیست.
رزومه، SoP و سوابق شخصی (در صورتی که دانشگاه بخواهد) نیز می تواند مجددا در پاکت قرار گیرد.
با آرزوی موفقیت شما عزیزان
E-mail: come4apply@gmail.com
Skype ID: come4apply
OOVOO ID: come4apply